Dienstleister und andere Stakeholder

Neste erhebt und speichert Daten über die Dienstleister, mit denen das Unternehmen bzw. die Gruppe zusammenarbeitet. Zu den von uns erfassten Daten gehören Namen und Kontaktdaten, Titel und Firmennamen, Daten des Vertragsbeginns und andere unternehmensbezogene Daten.

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses für neue Dienstleister und andere Stakeholder verarbeitet Neste auch Daten, die notwendig sind, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern oder aufzudecken, sowie alle für die Einhaltung von Handelssanktionen erforderlichen Informationen, und dies stets gemäß den örtlichen Rechtsvorschriften.

In diesen Fällen handelt es sich bei den verarbeiteten personenbezogenen Daten um die personenbezogenen Daten der wirtschaftlichen Eigentümer und Mitglieder des Vorstands: Name, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Wohnort und Geburtsdatum, und ob die Person Handelssanktionen unterliegt oder eine politisch exponierte Person (PEP) ist. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten basiert auf dem berechtigten Interesse von Neste, seine Partner zu kennen und sicherzustellen, dass Neste keine Geldwäsche betreibt und nicht in andere kriminelle oder unethische Aktivitäten verwickelt wird. Die Daten werden von den Dienstleistern selbst bereitgestellt und aus öffentlichen Datenbanken und anderen Quellen erhoben.

Wenn ein Dienstleistungsvertrag besondere Fähigkeiten oder Zertifizierungen umfasst, erhebt Neste Informationen zu Firmenreferenzen, Lebensläufen, besonderen Kenntnissen und besonderen Kompetenzen. Arbeitszeitdaten werden auf betrieblicher Ebene erhoben, aber manchmal werden auch Daten über die Arbeitszeiten von Einzelpersonen entsprechend Vertrag an Neste übermittelt.

Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Anschließend werden Kontaktinformationen für mögliche zukünftige Kontaktaufnahmen gespeichert. Lebensläufe und sonstige Nachweise besonderer Kenntnisse oder Kompetenzen werden zu internen Prüfzwecken gespeichert. Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Daten.

Darüber hinaus müssen wir einige Daten für Buchhaltungszwecke oder zur Erfüllung anderer lokaler gesetzlicher Verpflichtungen speichern. Wir überprüfen unsere Datenbanken, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind und keine veralteten oder ungenauen Informationen enthalten.

Der Bauleiter einer gemeinsamen Baustelle muss eine Liste der auf der Baustelle tätigen Mitarbeiter führen und die Steuerverwaltung monatlich über die auf der Baustelle tätigen Mitarbeitern und unabhängigen Betreiber informieren. Sieht ein Vertrag spezifische Schulungen, Erfahrungen und spezielles Know-how vor, werden die Daten von einem Mitarbeiter eines Subunternehmers erhoben oder vom Subunternehmer an den Bauleiter übermittelt.

Der Subunternehmer hat das Recht, die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer offenzulegen, weil er hierzu gesetzlich verpflichtet ist. Der Bauleiter speichert die Daten derjenigen, die auf der Baustelle gearbeitet haben, für sechs Jahre nach Schließung der Baustelle.

Die vorgenannte Verarbeitung personenbezogener Daten basiert auf gesetzlichen Verpflichtungen:

• Gesetz über die Steuerverwaltung (503/2010) 

• Gesetz über das Besteuerungsverfahren (1558/1995)

• Arbeitsschutzgesetz (738/2002)

• Gesetz über die Entsendung von - Arbeitnehmern (447/2016)

• Ausländergesetz (301/2004)

Die Informationen, die wir über politische Influencer und andere für unser Unternehmen wichtige Personen speichern, umfassen Namen und Kontaktdaten. Wir überprüfen unsere Datenbanken, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind und keine veralteten oder ungenauen Informationen enthalten.