Palvelutoimittajat ja muut sidosryhmät

Neste kerää ja tallentaa tietoja palvelutoimittajista, joiden kanssa se tekee yhteistyötä. Keräämiämme tietoja ovat nimi ja yhteystiedot, titteli ja yritys, sopimuksen alkamispäivä sekä muut liiketoimintaan liittyvät tiedot.

Osana uusien palveluntoimittajien ja muiden sidosryhmien onboarding-prosessia, Neste käsittelee myös rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi tai paljastamiseksi tarvittavia tietoja sekä kauppapakotteiden noudattamiseen tarvittavia tietoja, aina paikallisen lainsäädännön mukaisella tavalla.

Käsiteltyjä henkilötietoja ovat tällöin yrityksen tosiasiallisten edunsaajien ja hallituksen jäsenten henkilötiedot: nimi, sukupuoli, kansallisuus, asuinpaikka ja syntymäaika sekä se, kohdistuuko henkilöön kauppapakotteita tai onko hän poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (PEP). Tällaisten henkilötietojen käsittely perustuu Nesteen oikeutettuun etuun tuntea yhteistyökumppaninsa ja varmistaa, että Neste ei osallistu rahanpesuun tai muuhun rikolliseen tai epäeettiseen toimintaan. Tiedot kerätään palveluntoimittajilta itseltään sekä julkisista tietokannoista ja muista lähteistä.

Kun palvelusopimukseen liittyy erityisiä taitoja tai sertifiointeja, Neste kerää tietoja yrityksen referensseistä, ansioluetteloista, erityistaidoista ja erikoisosaamisesta. Työtunneista kerätään tietoa yrityksen tasolla, mutta toisinaan Nesteelle toimitetaan tietoja myös yksittäisten henkilöiden työtunneista sopimuksen mukaan.

Tietoja säilytetään sopimussuhteen ajan. Sen jälkeen yhteystietoja säilytetään mahdollisia tulevia yhteydenottoja varten. Ansioluetteloita ja muita todistuksia erityistaidoista tai erikoisosaamisesta säilytetään sisäisen tarkastuksen tarkoituksiin. Näihin tietoihin on pääsy vain pääkäyttäjillä.

Lisäksi meidän on säilytettävä joitakin tietoja kirjanpitotarkoituksiin tai noudattaaksemme muita paikallisia oikeudellisia velvoitteita. Käymme läpi tietokantojamme, jotta ne pysyvät ajan tasalla eivätkä sisällä vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.

Yhteisen työmaan päätoteuttajan tulee pitää työntekijäluetteloa työmaalla toimivista työntekijöistä ja ilmoittaa kuukausittain Verohallinnolle työmaalla työskentelevät työntekijät ja itsenäiset toimijat. Kun sopimukseen liittyy erityisiä koulutus-, kokemus- ja erikoisosaamista kerätään tiedot aliurakoitsijan työntekijältä itseltään tai tiedot luovutetaan päätoteuttajalle aliurakoitsijan toimesta.

Aliurakoitsijalla on oikeus luovuttaa työntekijöiden henkilötiedot, sillä taustalla on lakisääteinen velvoite. Päätoteuttaja säilyttää tiedot työmaalla työskennelleiltä kuuden vuoden ajan työmaan päättymisestä.

Edellä mainittuun henkilötietojen käsittelyyn on perusteena lain velvoite:

• Laki Verohallinnosta 503//2010 

• Laki Verotusmenettelystä (1558/1995)

• Työturvallisuuslaki (738/2002)

• Laki työntekijöiden lähettämisestä (447/2016)

• Ulkomaalaislaki (301/2004)

Poliittisista vaikuttajista sekä muista liiketoiminnallemme tärkeistä henkilöistä säilyttämiämme tietoja ovat nimi ja yhteystiedot. Käymme läpi tietokantojamme, jotta ne pysyvät ajan tasalla eivätkä sisällä vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.